Conceptul evenimentului reprezintă prima formă exprimată în cuvinte, adesea și în imagini, a unui eveniment. Acesta are scopul de a exprima clar anumite puncte esențiale în definirea și desfășurarea cu succes a evenimentului planificat. De asemenea, este pasul în care clientul își prezintă așteptările și dorințele, iar organizatorul înțelege complexitatea evenimentului pe care trebuie să îl pregătească.